Обязанности | По поручению начальника сектора, первого заместителя директора, заместителей директора, директора департамента осуществляет рассылку документов на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем документа. Осуществляет приемку, регистрацию и рассылку подписанных первым заместителем директора, заместителями директора, директором департамента и поступивших в адрес департамента документов. Ведет оперативный учет прохождения документов, определяет причины несвоевременного выполнения поручений, своевременно информирует начальника сектора о состоянии исполнения контрольных и контролируемых документов, обращений граждан. Формирует документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Подготавливает документы к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности организационно-документационного обеспечения департамента, осуществляет ведение делопроизводства. Принимает участие в разработке нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения. Осуществляет планирование деятельности департамента, директора департамента. Осуществляет учет, хранение и уничтожение информации при обработке персональных данных. Осуществляет организацию приема граждан директором департамента либо лицом им назначенным. Осуществляет контроль за подготовкой сотрудниками департамента материалов информационно-аналитического характера, предназначенных для их направления в СМИ, представительные органы, органы законодательной и исполнительной власти. Осуществляет контроль за своевременным исполнением сотрудниками департамента контрольных поручений директора, исполнения телефонных и интернет обращений граждан. Заверяет в установленном порядке копии документов, относящихся к деятельности департамента. |